Seasonal Booking Workflow
Kako smo posložili sezonski raspored narudžbi za izdavača koji objavljuje u malim tiražima.
Nezavisni izdavač s kojim surađujem godinama imao je isti problem svake sezone: prijave za nove naslove stizale su u valovima, a raspored rada nije pratio stvarne rokove. Ovaj projekt nije bio o novoj aplikaciji ni o kompliciranom sustavu. Trebalo je napraviti jasan workflow koji će izdržati pritisak sezone bez da se svaki put sve raspadne.
Odakle smo krenuli
Prvo sam provela dva tjedna promatrajući kako zapravo izgleda njihova sezona. Razgovarala sam s urednicima, s ljudima koji vode društvene mreže i s onima koji šalju knjige u tisak. Ispostavilo se da većina zastoja ne dolazi od same količine posla, nego od toga što nitko ne zna gdje je koji naslov u procesu. Informacije su živjele u mailovima, bilješkama i u glavi jedne osobe.
Umjesto da odmah crtam tablice i dijagrame, napravila sam nešto jednostavnije: popis svih faza kroz koje prolazi jedan naslov, od prve skice do gotove knjige. Taj popis postao je okosnica cijelog sustava.
Kako smo to posložili
Sezonski workflow sada ima tri razine. Prva je godišnji kalendar s ključnim datumima: rokovi za rukopise, termini za tisak, datumi festivala. Druga je tjedni pregled koji pokazuje što je u izradi i što čeka na odluku. Treća je pojedinačna kartica za svaki naslov, gdje se vidi cijela povijest projekta.
Najveća promjena bila je u tome što smo definirali tko donosi koju odluku i do kada. Prije je sve čekalo na jednu osobu; sada urednik ima svoj dio, dizajnerica svoj, a autor zna točno kada može očekivati povratnu informaciju.
Najteži dio nije bio dizajn sustava, nego navika. Ljudi su navikli da se stvari rješavaju ad hoc, i trebalo je dva mjeseca da novi raspored zaživi. Zato smo krenuli s pilot fazom na tri naslova, pa tek onda proširili na cijelu sezonu.
Što se promijenilo
Nakon jedne pune sezone s novim workflowom, izdavač je uspio objaviti isti broj naslova s manje hitnih intervencija. Rokovi su postali realniji jer su se planirali unaprijed, a ne dan prije. Autori su dobili jasniju sliku o tome gdje je njihov projekt, što je smanjilo broj upita "ima li što novo?".
Kalendar se planira šest mjeseci unaprijed, s rezervnim terminima za neočekivane situacije.
Svaki naslov ima jasnog vlasnika procesa, tako da se zna tko prati napredak.
Tjedni pregled traje petnaest minuta i zamijenio je sastanke koji su se oduživali.
Ovaj projekt nastao je iz dugogodišnje suradnje s nezavisnim izdavačima. Ako razmišljaš o sličnom procesu za svoj tim, javite se ili pogledajte kako izgledaju drugi projekti.